Knowledge Management System (KMS) sebagai

pengaksesan pengetahuan lebih efektif dan efisien.


Knowledge Management System (KMS) di Dinas
Sosial Provinsi DKI Jakarta diantaranya:

a. Format pengetahuan digital lebih mudah
disimpan dalam jaringan intranet dan proses
pemeliharaannya lebih efisien sehingga mudahdianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan
disebarkan.

b. Setiap pegawai memiliki tanggungjawab,
kewajiban dan hak akses yang sama terhadap
pengetahuan yang sesuai dengan
kepentingannya.

c. KMS Dinas Sosial berbasis antarmuka dinamis
yang memungkinkan untuk mendorong
terbentuknya budaya saling berbagi pengetahuan.
Begitupula dengan kemudahan akses
pengetahuan diberbagai lapisan struktural
sebagai pendukung yang memudahkan proses
pembentukan budaya sharing knowledge
dilakukan.

d. Berkerja secara kelompok (teamwork)
mendorong setiap orang untuk bekerja bersama
sama secara lebih baik dengan orang lain untuk
menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan.

e. Menghilangkan atau memperkecil sekat birokrasi
karena memungkinkan Kepala Dinas mendorong
para pegawai struktural dibawahnya untuk
bekerja bersama sama secara sinergis.
Memungkinkan pula bagi Kepala Dinas dapat
memberi contoh atau model berbagi pengetahuan
atau informasi kepada semua lapisan struktural.

knowledge arsiktektur

THE ARCHITECTURE’S CHARACTERISTICS :

1. Available
Jika pengetahuan dari para pekerja ingin selalu ada, maka harus dapat tersedia. Kebutuhan ini
dapat dibagi menjadi 2 sudut pandang, yaitu : Pengetahuan dari luar ke dalam organisasi yang adaserta pengetahuan dari dalam keluar organisasi yang ada

2. Accurate in Retrieval

Accurate Retrieval sangat kritis terhadap kesuksesan arsitektur pengetahuan yang mana saja.
Jika pencarian pengetahuan selalu menghasilkan hasil yang kosong atau tidak relevan, maka
pengguan biasanya akan mencari metode yang lain untuk menemukan informasi yang dibutuhkan.

3. Effective
Pengetahuan yang tersedia didalam basis pengetahuan yang ada harus sangat tinggi kualitasnya
untuk dapat menghasilkan keberhasilan. Jika kualitas dari pengetahuan tersebut didalam basis
tersebut mengalami penurunan, maka pekerja akan berhenti menggunakannya sebagai sumber pengetahuan yang ada

4.Accesible
Pengetahuan yang efektif didalam arsitektur manajemen pengetahuan harus dapat tersedia ketika dibutuhkan. Dengan membuat basis sisi client dari arsitektur tersebut di teknologi open web, arsitektur tersebut akan dapat meningkatkan kapabilitas mobile dari teknologi web tersebut.

mylearningplus: Manfaat Knowledge Management pada Organisasi Bisnis

• Socialization: from tacit to tacit -- Sharing experiences to create tacit knowledge, such as shared mental models and technical skills. This also includes observation, imitation, and practice. However, "experience" is the key, which his why the mere "transfer of information" often makes little sense to the receiver.
  
• Internalization: from explicit to tacit -- Embodying explicit knowledge into tacit knowledge. Closely related to "learning by doing." Normally, knowledge is verbalized or diagrammed into documents or oral stories.
• Externalization: from tacit to explicit -- The quintessential process of articulating tacit knowledge into explicit concepts through metaphors, analogies, concepts, hypothesis, or models. Note that when we conceptualize an image, we express its essence mostly in language.
• Combination,: from explicit to explicit -- A process of systemizing concepts into a knowledge system. Individuals exchange and combine knowledge through media, such as documents, meetings, and conversations. Information is reconfigured by such means as sorting, combining, and categorizing. Formal education and many training programs work this way.

Sekilas tentang KM

Bagaimana Membuat Suatu KM?
1. Bangun infrastruktur dengan teknologi yang tepat

Teknologi yang tepat, bukan berarti teknologi yang digunakan adalah teknologi

tinggi. Tepat berarti sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan usaha yang anda

lakukan sekarang dan tidak membuang-buang biaya. Teknologi ini bisa saja

seperti komputer dan jaringan internet, lihat kembali di alat-alat pengetahuan.

2. Bangun sebuah infrastruktur konseptual dengan tulang punggung kompetensi

Teknologi yang tepat juga tidak akan berguna apabila anda tidak mempunyai

konsep atau visi yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Dan tulang punggung

yang kompeten adalah orang-orang yang mempunyai ilmu, keahlian,

pengalaman, kecepatan bertindak, dan bersosialisasi.

3. Buat suatu tempat penyimpanan dan hal-hal yang menyangkutnya

Tempat penyimpanan bisa saja berupa gudang, perpustakaan, arsip, database,

file. Dan dibantu dengan alat-alat yang mempermudah pencarian.

4. Ciptakan standar tinggi untuk kualitas dan kegunaannya

Anda harus membuat suatu aturan, yaitu hanya ilmu yang berguna sajalah yang

akan anda disimpan di gudang pengetahuan anda, jangan sampai sampah

informasi juga anda masukkan kedalamnya. Dan pastikanlah kalau aturan ini

sesuai dengan kebutuhan penggunanya.


Apa Saja Yang Dibutuhkan untuk KM ?
Jawaban termudah adalah sumber daya manusia dan teknologi. Tanpa 2 hal ini tidak

akan ada sebuah KM yang ada hanya knowledge individual. Teknologi dalam hal ini

sangat membantu banyak, dengan kemampuan database, metode searching, automated

agent, e-forum dan e-mail, akan sangat membantu menciptakan sebuah sistem yang

baik. Walaupun kadang-kadang sebuah buku organizer cukup membantu seseorang

dalam schedulingnya.

Knowledge Management in Pursuit of Performance

Terdapat tiga faktor yang mempengaruhi strategi KM, yaitu manajerial, sumber daya, dan

lingkungan. Suatu organisasi sukses pada umumnya terkait dengan komitmen dari pimpinan,

pimpinan dengan sedikit komitmen tidak akan dapat mencapai tujuan organisasi. Setelah

komitmen dari pimpinan, selanjutnya pekerjaan yang dikerjakan harus secara disiplin dalam

menggunakan sumber daya, pelaksanaan, dll. Pengaturan, pengendalian, dan pengukuran akan

lebih cenderung mempengaruhi proses yang akan digunakan. Sumber daya dapat berupa dana,

pengalaman di berbagai bidang, dan manusia beserta pengetahuannya. Faktor lingkungan

meliputi faktor teknologi baru yang dapat digunakan dan juga faktor kompetisi, peraturan

pemerintah, dll.

kesimpulan:KM tidak dapat secara umum diterapkan pada setiap organisasi. Ketika organisasi

mengetahui pengetahuan apa yang dibutuhkan, maka KM berbasis teknologi akan lebih tepat,

sebaliknya apabila organisasi tidak mengetahui pengetahuan yang dibutuhkan pada sebuah

proses yang belum baku, maka KM berbasis proses akan lebih tepat.



KM: Knowledge Management suatu proses untuk menciptakan, mendapatkan, memindahkan, dan menerapkan aset berbasis pengetahuan.