5 prinsip pengembangan KMS (knowledge management systems)

Knowledge Management System (KMS) merupakan sistem berbasis komputer untuk mendukung penerapan KM di perusahaan/organisasi, sehingga penyebaran dan pengaksesan pengetahuan akan lebih efisien dan efektif. Terdapat lima prinsip utama yang mendasari pengembangan Knowledge Management System (KMS) :

• Menyimpan pengetahuan secara online dan dapat dilakukan secara online . Macam-macam pengetahuan dipublikasikan dalam bentuk digital, dan jika diperlukan dicetak dalam kertas. Pengetahuan disimpan dalam jaringan Intranet, tidak disimpan dalam kabinet-kabinet atau kotak-kotak, karena pengetahuan yang sudah dijadikan dalam bentuk digital akan lebih efisien untuk dipelihara, dan akan lebih mudah untuk dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan disebarluaskan.
• Memudahkan akses pengetahuan online. Organisasi/perusahaan mempunyai tanggungjawab dan kewajiban untuk semua karyawan mempunyai akses yang sama terhadap pengetahuan yang sesuai dengan keperluannya
• Para pegawai menjadi “Knowledge Worker”. Para pegawai dituntut untuk meningkatkan kemampuannya ketika melayani pelanggan/kustomer internal atau eksternal, sehingga para pegawai mampu mengakses dengan segera terhadap pengetahuan yang terbaru dan akurat. Dalam hal ini, teknologi Web dapat memberikan fasilitas untuk mendorong perubahan budaya melalui lingkungan yang didukung oleh pengetahuan atau informasi yang dapat diakses dari berbagai lapisan, dan juga bisa saling melakukan sharing satu sama lain dengan mudah.
• Berkerja secara kemitraan (teamwork) untuk mencapai sasaran. Terdapat kebutuhan yang mendesak untuk dapat melakukan kerjasama secara lebih baik diantara para anggota atau departemen organisasi/perusahaan.
• Menghilangkan atau memperkecil penghalang dan memberikan contoh/model. Dalam era informasi, pimpinan perusahaan/organiasi seharusnya secara proaktif mendorong para pekerja untuk bisa saling berkerja sama, oleh karena itu pimpinan memberikan contoh atau model untuk selalu berbagi pengetahuan atau informasi dengan semua lapisan.