Identifikasi Sumber Pengetahuan di Organisasi

Tahap pertama yang perlu dilakukan dalam proses inti KM (KM core process) adalah melakukan identifikasi kebutuhan knowledge apa saja yang ada atau diperlukan oleh organisasi. Sejumlah referensi buku memberikan petunjuk bahwa identifikasi knowledge dimulai dari core knowledge atau core processes yang dimiliki organisasi.

Core knowledge dari core processes adalah pengetahuan yang diperlukan oleh organisasi dan tanpa pengetahuan tersebut maka organisasi akan mati/tidak berkembang. Namun secara kongkrit hal ini masih sulit untuk dapat ditelusuri dari mana saja kita dapat mengidentifikasi knowledge yang diperlukan dan apa saja sumber knowledge tersebut.

Setidaknya ada tiga sumber informasi yang ada dalam perusahaan yang dapat kita identifikasi sebagai sumber knowledge. Sumber informasi ini perlu kita identifikasi dan nantinya dikelola sehingga menjadi aset pengetahuan organisasi.

1. Tugas dan tanggung jawab staf serta Rantai Nilai (Value Chain)
Informasi tugas dan tanggung jawah staf (job description) adalah salah satu dokumen yang umumnya sudah dimiliki oleh organisasi. Dalam uraian Tugas dan Tanggung Jawab staf ini kita dapat melihat hal-hal apa yang harus dilakukan oleh staf dalam bekerja.
Begitu pula dalam Value Chain, kita dapat melihat uraian proses inti dan pendukung terjadi di organisasi. Bentuk manual dokumen Value Chain ini dapat terlihat dalam Context Diagram dan SOP organisasi.
Karena Tugas dan Tanggun Jawab serta uraian Value Chain ini merupakan suatu keharusan yang perlu dimiliki dan dijalankan organisasi, maka informasi ini menjadi sesuatu yang bersifat inti (core) yang diyakini oleh organisasi perlu dilakukan oleh stafnya.
Dalam hal ini, KM perlu untuk mengidentifikasi knowledege apa saja (baik tacit maupun explicit) yang perlu disediakan agar staf dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya serta bisnis prosesnya.

2. Critical Success Factors (CSF)
CSF adalah faktor-faktor yang diyakini oleh organisasi perlu ada dalam mencapai target KPI (Key Performance Indicator) yang ditetapkan berdasarkan Rencana Strategi organisasi. Jadi dengan mendapatkan informasi Rencana Strategi organisasi (baik jangka pendek ataupun jangka panjang) kita dapat mengetahui target KPI apa saja yang ingin dicapai. Dari KPI ini kita perlu mengidentifikasi CSF apa saja yang diperlukan yang tanpa faktor ini maka organisasi tidak dapat mencapai target strateginya. Setelah CSF diidentifikasi,maka selanjutnya KM perlu untuk mengidentifikasi knowledge apa saja (baik tacit maupun explicit) yang perlu ada untuk dapat mendukung CSF tersebut dapat ada/direalisasikan.

3. Competitive Advantage (CA) / Keunggulan Bersaing
CA adalah kondisi daya saing organisasi terkait dengan hubungannya terhadap lima faktor: pesaingnya, pemasoknya, pelanggannya, produk substitusi, dan pendatang baru (Porter's 5 forces). Dalam hal ini kita perlu memaparkan kondisi organisasi yang terjadi terhadap lima faktor tersebut. Dari kondisi-kondisi yang diinginkan supaya terjadi tersebut, maka KM kembali perlu untuk mengidentifikasi knowledge apa saja (baik tacit maupun explicit) yang diperlukan untuk memenangkan atau meningkatkan daya saing organisasi dalam setiap hubungannya terhadap lima faktor tersebut.

Hasil dari ketiga sumber informasi diatas menjadi sumber identifikasi daftar knowledge apa saja yang perlu ada dan yang nantinya perlu dikelola. Tanpa knowledge ini maka organisasi tidak dapat bertahan/bertumbuh/bersaing