Knowledge Management Article ( Abraham - Kelompok 3 )

Article 1 - Knowledge Management dan Kiat Praktisnya

by Romi Satria Wahono

Knowledge management

adalah konsep dan jargon besar yang susah diimplementasikan. Apa saking sulitnya dipahami sehingga susah diimplementasikan? Atau apa karena perlu tool yang mahal dan canggih sehingga tidak mudah diterapkan? Atau mungkin karena dosen dan pengajar knowledge management terlalu berteori setinggi langit sampai malah lupa untuk memanage pengetahuann

ya sendiri? Hehehe mungkin terakhir ini jadi faktor utama. Menurut saya, knowledge management itu mudah, murah dan wajib menjadi perilaku keseharian kita. Ini topik diskusi yang saya angkat ketika mengisi Workshop yang diselenggarakan oleh Divisi Komunikasi (Communication Team) Pertamina beberapa waktu yang lalu. BTW, Workshop ini dilakukan dalam rangka mensuksesk

an program Transformasi Pertamina menuju persaingan baru. Selain saya yang membawakan tema Knowledge Management dan Learning Organization, di jadwal tertulis nama Prof Roy Sembel yang menyajikan tema Investor Relation.

APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT

Diskusi saya awali dengan ungkapan Peter Drucker yang sangat terkenal, yaitu:

the basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, not labor. It is and will be knowledge

Ya perubahan dunia ini mengarah ke fenomena bahwa sumber ekonomi bukan lagi dalam bentuk money capital atau sumber daya alam, tapi ke arah knowledge capital. Justru karena knowledge alias pengetahu

an ini kedepannya memegang peranan penting, karena itu harus kita kelola.

Organisasi dan perusahaan di dunia ini sebenarnya sudah sejak lama menderita kerugian karena tidak mengelola pengetahuan pegawainya dengan baik. Konon kabarnya di suatu institusi pemerintah, hanya kar

ena PNS yang sudah 30 tahun mengurusi listrik dan AC masuk masa pensiun, sehari setelah itu listrik dan AC masih belum menyala ketika para pegawai sudah masuk kantor. Ya, tidak ada yang menyalakan listrik dan AC, karena hanya si PNS itu yang tiap pagi selama 30 tahun menyalakan listrik dan AC. Bahasa ngoko alus-nya:

when employees leav

e a company, their knowledge goes with them …

Organisasi dan perusahaan tidak mengelola pengetahuannya dengan baik, sehingga transfer pengetahuan tidak terjadi. Organisasi perlu mengelola pengetahuan anggotanya di segala level untuk:

• Mengetahui ke kuatan (dan penempatan) seluruh SDM
• Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) alias tidak perlu mengulang proses kegagalan
• Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada
• Menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar-masuk SDM

KNOWLEDGE atau P ENGETAHUAN yang berkali-kali kita bicarakan itu sebenarnya makhluk apa. Pengetahuan itu bisa dibagi menjadi dua:

1. Explicit Knowledge: pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain. Dari contoh di atas, ketika seorang member milis memberi solusi dari buku, maka sebenarnya itu adalah bentuk explicit knowledge.

2. Tacit Knowled

   ge: pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb. Nah dari contoh di atas, ketika seorang member milis menjawab berdasarkan pengalaman dia, hasil ngoprek atau nggak sengaja dapat solusi misalnya, itu semua adalah tacit knowledge. Tacit knowledge ini kadang susah kita ungkapkan atau kita tulis. Contohnya, seorang koki hebat kadang ketika menulis resep masakan, terpaksa menggunakan ungkapan “garam secukupnya” atau “gula secukupnya”. Soalnya memang dia sendiri nggak pernah ngukur berapa gram itu garam dan gula, semua menggunakan know-how dan pengalaman selama puluhan tahun memasak. Itulah kenapa Michael Polyani mengatakan bahwa pengetahuan kita jauh lebih banyak daripada yang kita ceritakan

MEMAHAMI KNOWLEDGE SPIRAL ALIAS SECI

Legenda knowledge management tentu tidak bisa kita lepaskan dari Ikujiro Nonaka dengan bukunya The Knowledge-Creating Company. Nonaka menceritakan bagaimana success story Matsushita Electric pada tahun 1985 ketika mengembangkan mesin pembuat roti.

Konon pada era tahun 19

85, Matsushita Electric menemui kesulitan besar dalam produksi mesin pembuat roti. Mereka selalu gagal dalam percobaan yang dilakukan. Kulit luar roti yang sudah gosong padahal dalamnya masih mentah, pengaturan volume dan suhu yang tidak terformulasi, adalah pemandangan sehari-hari dari percobaan yang dilakukan. Adalah seorang pengembang software matsushita electric bernama Ikuko Tanaka yang akhirnya mempunyai ide cemerlang untuk pergi magang langsung ke pembuat roti ternama di Osaka International Hotel. Dia dibimbing langsung oleh sang pembuat roti ternama tersebut untuk belajar bagaimana mengembangkan adonan dan teknik khusus

lainnya.

Selesai magang dia presentasikan seluruh pengalaman yang didapat. Pada engineer Matsushita Electric menerjemahkannya dengan penambahan part khusus dan melakukan perbaikan lain pada mesin. Percobaan yang dilakukan akhirnya sukses. Dan produk mesin pembuat roti tersebut akhirnya memecahkan rekor penjualan alat perlengkapan dapur terbesar pada tahun pertama pemasaran.

Ikujiro Nonaka membuat formulasi yang terkenal dengan sebutan SECI atau Knowledge Spiral. Konsepnya bahwa dalam siklus perjalanan kehidupan kita, pengetahuan itu mengalami proses yang kalau digambarkan berbentuk spiral, proses itu disebut dengan Socialization – Externalization – Combination – Internalization. Oh ya, saya pernah tulis artikel tentang spiralisasi pe

ngetahuan ini di IlmuKomputer.Com plus dengan edisi yang berbeda juga saya masukkan ke Jurnal Dokumentasi dan Informasi BACA yang diterbitkan oleh LIPI.

1. Proses eksternalisasi (externalization), yaitu mengubah tacit knowledge yang kita miliki menjadi explicit knowledge. Bisa dengan menuliskan know-how dan pengalaman yang kita dapatkan dalam bentuk tulisan artikel atau bahkan buku apabila perlu. Dan tulisan-tulisan tersebut akan sangat bermanfaat bagi

   orang lain yang sedang memerlukannya.

2. Proses kombinasi (combination), yaitu memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk kita implementasikan menjadi explicit knowledge lain. Proses ini sangat berguna untuk meningkatkan skill dan produktifitas diri sendiri. Kita bisa menghubungkan dan mengkombinasikan explicit knowledge yang ada menjadi explicit knowledge baru yang lebih bermanfaat.

3. Proses internalisasi (i

   nternalization), yakni mengubah explicit knowledge sebagai inspirasi datangnya tacit knowledge. Dari keempat proses yang ada, mungkin hanya inilah yang telah kita lakukan. Bahasa lainnya adalah learning by doing. Dengan referensi dari manual dan buku yang ada, saya mulai bekerja, dan saya menemukan pengalaman baru, pemahaman baru dan know-how baru yang mungkin tidak saya dapatkan dari buku tersebut.

4. Proses sosialisasi (

   socializatio

   n), yakni mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Ini adalah hal yang juga terkadang sering kita lupakan. Kita tidak manfaatkan keberadaan kita pada suatu pekerjaan untuk belajar dari orang lain, yang mungkin lebih berpengalaman. Proses ini membuat pengetahuan kita terasah dan juga penting untuk peningkatan diri sendiri. Yang tentu saja ini nant

   i akan berputar pada proses pertama yaitu eksternalisasi. Semakin sukses kita menjalani proses perolehan tacit knowledge baru, semakin banyak explicit knowledge yang berhasil kita produksi pada proses eksternalisasi.

sumber : http://romisatri awahono.net/2008/05/06/knowledge-management-dan-kiat-praktisnya

Article 2 - Knowledge Management

Onno W. Purbo

Dalam tulisan ini saya mencoba membahas hal yang lebih abstrak daripada sekedar teknologi informasi biasa. Knowledge Management (KM) adalah sebuah konsep yang relatif baru yang bergerak di atas infrastruktur teknologi informasi (Internet & Intranet) yang ada. Sangat berbeda dengan dengan konsep e-commerce yang hari-hari ini sedang booming dan banyak di minati oleh orang banyak. E-commerce seperti kita rasanya sebetulnya hanyalah membuat effisien proses perdagangan yang sudah ada supaya lebih cepat dan dapat di akses dengan mudah dari segala penjuru dunia.

Berbeda dengan konsep-konsep effisiensi prosedur, knowledge management di fokuskan untuk menjadi seseorang / sebuah institusi agar menang dalam kompetisinya karena memiliki pengetahuan yang lebih baik daripada kompetitor-nya. Isu utama di knowledge management adalah competitiveness. Competitiveness tersebut di peroleh dengan cara mengelola pengetahuan yang kita miliki denga n baik dan effisien.

Pada saat ini di Indonesia sedang terjadi gerakan untuk membangun knowledge infrastructure yang berbasis knowledge management yang di motori oleh Knowledge Management Reseach Group (KMRG) ITB yan g di ketua oleh Ismail Fahmi. Melalui infrastruktur pengetahuan yang dibangun berbasis Web diharapkan dapat mengkaitkan banyak sekali institusi pendidikan dan beberapa institusi komersial / non-pendidikan supaya proses tolong menolong dalam pemandaian bangsa ini terjadi.

Dalam konsep baru - knowledge management – sebuah institusi secara sadar dan komprehensive akan mengumpulkan, mengorganize, men-share, dan menganalisa pengetahuan yang mereka miliki untuk tujuan-tujuan di masa mendatang. Di tahun 2000 ini, setahu saya tidak banyak institusi / perusahaan di Indonesia yang secara serius mempunyai knowledge management secara menyeluruh. Umumnya yang ada beberapa perusahaan memfokuskan pada proses yang ada dan me ncoba agar menjadikan satu proses-proses tersebut menjadi satu kesatuan.

Knowledge management sendiri merupakan sebuah proses yang kompleks, oleh karena itu tidak mungkin dapat ditangani oleh sebuah vendor saja. Untuk dapat sukses mengimplementasikan knowledge management harus secara cantik menggabungkan berbagai solusi yang ada menjadi satu kesatuan yang komprehensive.

Dalam sebuah artikel di Information Week, Jeff Angus & Jeetu Patel menggambarkan empat (4) proses yang menggambarkan knowledge management yang dapat di tuliskan dalam sebuah tabel di bawah

Sebuah rencana knowledge management, pertama kali tentunya harus melakukan survey akan kebutuhan institusi tersebut. Dengan memperhitungkan semua aktifitas di atas untuk memenuhi kebutuhan yang ada. Tantangan selanjutnya adalah menemukan atau membuat perangkat lunak yang cocok dalam konteks-nya untuk rencana secara keseluruhan.

Jika kita melihat lebih dekat apa yang dilakukan oleh orang di bidang knowledge management – saya coba menyadur tulisan dari Karl E. Sveiby yang cukup menarik. Tampaknya kalau melihat secara teliti maka ada dua (2) buah jalur utama yang di ambil oleh orang tentang Knowledge Management (KM).

Jalur KM = Manajemen dari informasi. Peneliti & praktisi di bidang ini umumnya mempunyai pendidikan di bidang komputer dan / atau ilmu informasi. Mereka terlibat dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen, AI, re-engineering, groupware dll. Bagi mereka pengetahuan = objek yang dapat di identifikasi dan di proses dalam sistem informasi. Jalur ini baru dan berkembang sangat pesat pada saat ini, terutama dengan berbagai perkembangan di dunia komputer.

Jalur KM = Manajemen dari orang. Peneliti & praktisi di bidang ini cenderung memperoleh pendidikan di bidang philosofi, psychologi, sosiologi dan bisnis / management. Mereka umumnya umumnya terlibat dalam pengaksesan, pengubahan dan perbaikan skill & perilaku manusia secara individu. Bagi mereka pengetahuan = proses, sebuah set kompleks dari skill dinamis, know-how dll yang terus menerus berubah. Secara tradisional mereka terlibat dalam proses belajar dan proses manajemen kompetensi individual ini – seperti seorang psycholog – atau pada tingkat organisasi – sep erti philosofer, sosiolog atau teoritis organisasi. Jalur ini sudah tua dan tidak berkembang demikian pesat.

Tingkat: Perspektif Individual. Fokus dari penelitian & pr aktek pada individual.
Tingkat: Perspektif Organisasi. Fokus dari penelitian & praktek pada organisasi.

Dalam tabel 2x2 dapat kita lihat Knowledge Management sebagai berikut

Article 3 - Penerapan Knowledge Management di Organisasi

Bambang Setiarso

Penerapan KM di Organisasi

Membangun organisasi berbasis pengetahuan, termasuk kesiapan dan kualitas SDM (sumber daya manusia) sebagai kunci juga dengan harus membawa penyadaran untuk mengantisipasi kesiapan membangun organisasi berbasis pe ngetahuan yang menjadi prasyarat keunggulan persaingan abad 21 ini. Kita tengah bergerak dari suatu masyarakat industrial (industrial society) ke suatu masyarakat knowledge ( knowledge society). Dimana sumber kekayaan bergeser dari modal ke knowledge dan jenis organisasi (organizational type) dari hierarki yang tajam (step hierarchy) menuju ke jejaringan manusia (human networking).

Manfaat
Adanya percobaan membagun organisasi berbasis pengetahuan (KBO) ini, maka sekaligus memberdayakan ke empat fungsi yaitu : using knowledge, finding knowledge, creating knowledge dan packaging knowledge yang akan diimplementasikan di organisasi, serta membangun budaya knowledge sharing di kala ngan karyawan diharapkan dapat mendorong untuk berinovasi baik secara kelompok atau individu.

Metodologi
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah “soft system methodology” (SSM) didasarkan pada sistem berpikir, yang memungkinkan dapat menjelaskan dan mendefinisikan masalah, tetapi fleksibel dalam penggunaan dan luas ruang lingkupnya. SSM dalah suatu pendekatan yang melibatkan proses-proses sebagai berikut:
1. proses pembelajaran dan interaksi antar individu dan kelompok;
2. proses kreasi model konseptual untuk tindakan perubahan atas situasi atau suatu
organisasi;
3. tahapan SSM ada 6 (enam) yaitu:
- problem situation unstructured;
- problem situation expressed;
- selection: relevant root, root definition, CATWOE (customer, actors,
transformations process, worldview, owners, environmental constraint)
analysis;
- membangun model konseptual;
- membandingkan model konseptual dengan rea litas;
- dilakukan tindakan atau rekomendasi model organisasi.

Analisis data dan informasi y ang didapat dengan menggun akan tahapan SSM.

Relevansi Teori
Dalam buku yang ditulis oleh Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei Choo (1998), disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian knowledge adalah sebagai berikut:
1. Knowledge merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan (justified true believe);
2. Knowledge merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan (tacit);
3. Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut;
4. Penciptaan inovasi yang melibatkan lima langkah utama yaitu:
a. berbagi knowledge terpikirkan (tacit),
b. menciptakan konsep,
c. membenarkan konsep,
d. membangun prototype, dan
e. melakukan penyebaran knowledge tersebut.
Carl Davidson dan Philip Voss (2003) mengatakan bahwa mengelola knowledge sebenarnya merupakan cara bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka dari pada berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi. Sebenarnya menurut mereka bahwa “knowledge management” adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara. Oleh karena itu, yang sekarang populer untuk digunakan adalah label informasi ekonomi seperti: e-commerce, learning organization, dan sebagainya.
Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) keberhasilan perusahaan Jepang ditentukan oleh keterampilan dan kepakaran mereka dalam penciptaan knowledge organisasinya (organizational knowledge creation). Penciptaan knowledge tercapai melalui pemahaman atau pengakuan terhadap hubungan synergistic dari tacit dan explicit knowledge dalam organisasi, serta melalui desain dari proses sosial yang menciptakan knowledge baru dengan mengalihkan tacit knowledge ke dalam explicit knowledge. Hal ini berarti melakukannya berdasarkan learning process.
Dengan demikian, pengertian knowledge di sini adalah pengetahuan, pengalaman, informasi faktual dan pendapat para pakar. Organisasi perlu terampil dalam mengalihkan tacit knowledge ke explicit knowledge dan kembali ke tacit yang dapat mendorong inovasi dan pengembangan produk baru.

Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) perusahaan Jepang mempunyai daya saing karena mereka memahami bahwa knowledge merupakan sumber dari daya saing. Knowledge ini harus dikelola (managed), karena harus direncanakan dan diimplementasikan. Tindakan dan maksud organisasi berinteraksi dengan bermacam-macam elemen lingkungan tersebut membutuhkan waktu yang lama, sedangkan pengambil keputusan menghadapi kompleksitas dan ketidakpastian yang besar sekali untuk memahami isu yang ada, mengidentifikasi alternatif yang sesuai, mengetahui outcome dan menjelaskan serta menentukan keinginannya. Oleh karena itu, keputusan rasional memerlukan informasi di atas kapasitas manusia untuk melakukannya. Untuk mencapai budaya institusi yang inovatif, maka upaya membangun knowledge sharing (berbagi knowledge) perlu dilakukan. Kunci utama pelaku knowledge sharing adalah manusia. Keuntungan dari orang yang berbagi knowledge adalah mereka mampu merespon kesempatan secara cepat sehingga inovasi dapat diciptakan dan bukan bersifat reinventing the wheel, agar mencapai sukses di dunia bisnis secara cepat dan biaya murah.
Kaisa Kautto-Koivula of Nokia Telecommunications menyimpulkan sebagai berikut: “ We have to understand more deeply how to really manage human-based individual and organizational tacit knowledge”. Sedangkan pada “ E-Newsletter Knowledge Management”, ia menyatakan sebagai berikut: “ knowledge management is about applying the knowledge assets available to your organization to create competitive advantage”.

Aspek budaya dan pembelajaran (learning) juga tercakup dalam presentasi pada konferensi ini. Kaisa menekankan pentingnya budaya lingkungan apabila membangun program knowledge management, Dia mengatakan bahwa “ success is based more on a human driven approach and deep integration rather than technology approach”. Oleh karena itu, nilai dan kepercayaan, motivasi dan commitment, serta insentif (reward) untuk knowledge sharing merupakan bagian dari budaya lingkungan. Hubungan antara pribadi dengan organisasi juga ditekankan oleh banyak pembicara. Beberapa pembicara yang merupakan wakil dari berbagai perusahaan mengatakan bahwa learning merupakan fokus dari strategi. Wakil perusahaan tersebut adalah dari Rover Group (Collin Jones). mereka mengatakan bahwa sebagai bagian dari knowledge management strategy, Rovernet mengatakan bahwa intranet merupakan bagian yang sangat membantu mereka dalam mengaplikasikan learning dan share best practice mereka.. Sedangkan General Motors (Wendy Coles) memberikan gambaran tentang hubungan di antara knowledge sharing dan strategi.